Programme (QWEB-PTPB-V3, 22 décembre 2009)
1.0 DESCRIPTION GÉNÉRALE DU PROGRAMME (1)
Ce programme vise à encourager l’implantation et le maintien de chaînes de traçabilité dans l’industrie des produits du bois, ainsi que l’utilisation accrue de bois certifié. Il peut apporter un soutien aux entreprises du domaine des produits du bois dans les cas suivants :
- Une entreprise désire s’engager dans un processus d’implantation d’une chaîne de traçabilité pour ses produits, répondant aux exigences d’une ou de plusieurs certifications forestières, et veut se préparer à passer un (des) audit(s) de certification.
- Une entreprise qui possède déjà une chaîne de traçabilité pour ses produits, en vertu d’une certification forestière, souhaite que cette chaîne réponde aux exigences d’une ou de plusieurs autres certifications et veut se préparer à passer un audit de certification pour cette (ces) dernière(s).
- Une entreprise possède déjà une chaîne de traçabilité répondant aux exigences d’une ou de plusieurs certifications forestières et désire obtenir un appui financier pour la réalisation de son (ses) prochain(s) audit(s) annuel(s) externe(s).
- Une entreprise est déjà enregistrée auprès de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) et elle souhaite avoir un appui financier pour la réalisation d’un audit supplémentaire, comprenant une mise à jour complète du manuel de procédures relatives au respect des normes phytosanitaires du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) ou du Programme canadien de certification des matériaux d’emballage en bois (PCCMEB). (2)
- Une entreprise veut se doter d’une chaîne de traçabilité lui permettant de confirmer l’origine légale des bois utilisés pour ses produits, et ce, dans le but de pouvoir respecter les exigences présentes et à venir sur les marchés (le Lacey Act, par exemple).
Dans le cas de l’implantation de chaînes de traçabilité, les entreprises participant au programme devront s’engager à faire certifier leur chaîne de traçabilité et à défrayer tous les coûts relatifs à l’enregistrement auprès d’un registraire de même qu’à l’audit de certification ou encore, si c’est ce programme qui est visé, à défrayer les coûts relatifs à l’enregistrement au programme phytosanitaire.
Il est aussi important de préciser que l’entreprise visant à se doter d’une chaîne de traçabilité, pour l’une ou l’autre des certifications forestières identifiées, devra démontrer qu’elle a accès, ou a pris des mesures suffisantes pour tenter d’avoir accès, à un volume de bois certifié suffisant pour permettre de s’assurer du bon fonctionnement de cette chaîne.
Dans le cas de l’implantation d’une chaîne de traçabilité pour des produits devant satisfaire aux conditions régissant l’exportation des produits de bois, prévues par le PCCPBTC ou par le PCCMEB, la durée prévue pour le travail de soutien à l’implantation et le suivi au cours de la première année a été fixée à quatre jours.
L’évaluation du travail à réaliser pour le soutien à l’implantation d’autres types de chaînes de traçabilité se fera tout d'abord par le biais d’un diagnostic (analyse d’écarts) de l’entreprise, réalisé sous la responsabilité du QWEB. Cette étape permettra de déterminer alors l’enveloppe monétaire maximale octroyée pour l’implantation, et ce, en vertu des paramètres financiers du programme.
Vers la fin de la phase d’implantation, le QWEB fera réaliser un pré-audit. Ce dernier vise à vérifier si le système de gestion est certifiable (auditable) en s’appuyant sur des preuves matérielles et documentaires aptes à faire une démonstration de conformité. Il sert aussi à vérifier si l’entreprise a bien compris les exigences de la norme à certifier et qu’elle a fait diligence raisonnable pour faire en sorte de respecter l’exigence voulant qu’elle doive avoir accès à un volume de bois certifié.
Pour le soutien à l’implantation, les entreprises doivent choisir un consultant dans la liste des consultants accrédités par le QWEB, dans le cadre du Programme de traçabilité des produits du bois. La liste des consultants accrédités est accessible sur le site Internet du QWEB.
Quels que soient les mécanismes employés par le QWEB et les ressources auxquelles il fait, ou fera appel, pour la réalisation des diagnostics et des pré-audits, ces deux activités ne pourront en aucun cas être réalisées par les consultants accrédités qui apportent le soutien pour l’implantation.
1. Le programme s’applique à compter du 22 juin 2009, avec les adaptations nécessaires, pour ce qui est des activités déjà réalisées entre cette date et la date de lancement du programme.
2. Il est à noter qu’une entreprise peut demander à la fois un remboursement des coûts de l’audit relatif au programme phytosanitaire et de ceux pour un audit annuel pour une autre chaîne de traçabilité.
2.0 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Ce programme, qui bénéficie de l’aide financière des gouvernements du Canada et du Québec, est géré comme un projet ad hoc du QWEB, et ce, pour une période définie, se terminant en mars 2013.
Un Comité de gestion, composé de représentants de l’industrie, des gouvernements et d’organismes non gouvernementaux, a pour mandat de vérifier l’atteinte des objectifs fixés et d’assurer un suivi budgétaire.
Les ministères, groupes et organisations suivants sont représentés au Comité de gestion :
- Développement économique Canada (DEC)
- Ministère des Ressources naturelles et de la Faune du Québec (MRNF)
- Ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE)
- Bureau de promotion des produits forestiers (QWEB)
- L’industrie du sciage résineux
- L’industrie du sciage feuillu
- L’industrie des produits de bois de 2e transformation
- L’industrie des maisons pré-usinées
- La communauté environnementale (ONGE)
Également, un Comité technique s’assure de l’efficacité et de la pertinence des modalités établies pour le Programme de traçabilité des produits du bois, sans toutefois intervenir en regard de l’utilisation des fonds consacrés au programme.
3.0 ENTREPRISES ADMISSIBLES
Les entreprises admissibles au programme sont celles qui œuvrent au sein de l’industrie forestière. Plus précisément, il s’agit des entreprises du domaine de la fabrication des produits du bois (3), incluant les entreprises de 1re, 2e et 3e transformation, ainsi que celles faisant le commerce des produits du bois.
Le Programme de traçabilité des produits du bois vise à desservir le plus large éventail possible d’entreprises. Toutefois, il est important de signaler que, pour des raisons pratiques, ainsi que pour faire en sorte de fournir en premier lieu un soutien aux entreprises les plus susceptibles de bénéficier des retombées de ce programme, le QWEB se réserve le droit de refuser ou de mettre en attente la demande d’une entreprise, sur la base des critères suivants : taille de l’entreprise, nature des activités commerciales, volume du(des) produit(s) visé(s), marchés où sont majoritairement destinés ces produits et durée des opérations de l’entreprise au cours d’une année.
3.Établissements dont l’activité principale consiste à fabriquer des produits à partir du bois, soit ceux qui scient des billes pour en faire du bois de charpente et des produits semblables, ou qui assurent la préservation de ces produits ; ceux qui produisent des articles qui améliorent les caractéristiques naturelles du bois, en fabriquant plaquages, contreplaqués, panneaux en bois reconstitué ou ensembles en bois transformé et ceux qui fabriquent divers produits en bois, comme la menuiserie préfabriquée.(Sous-secteur 321 du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN)). Sont inclus également les établissements dont l’activité principale consiste à fabriquer de la pâte à papier, du papier ou du carton, en combinaison ou non avec la transformation du papier (Groupe 3221 du sous-secteur 322, Fabrication du papier, du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN)
4.0 INSCRIPTION
Les entreprises peuvent soumettre une demande de participation au programme en remplissant le formulaire d’inscription prévu à cette fin (voir le lien plus bas) et en le transmettant à l’adresse suivante : jgauvin@quebecwoodexport.com.
La première période d’inscription s’est terminée le 18 novembre 2009. Une deuxième période d’inscription débute le lundi 11 janvier 2010. D’autres périodes d’inscription pourront être ajoutées par la suite, en fonction de la demande.
5.0 EXIGENCES
Une fois admise au programme, l’entreprise devra signer une entente contractuelle avec le QWEB. Dans le cas de chaînes de traçabilité relatives aux certifications forestières et à la vérification de l’origine légale des bois, l’entente (voir pdf plus bas) spécifie notamment le(s) produit(s) visé(s) par la chaîne de traçabilité.
Au point de vue financier, l’entente confirme que les coûts relatifs au diagnostic, au soutien à l’implantation et au pré-audit, sont assumés par le programme, selon les modalités définies dans ce dernier. En contrepartie, l’entreprise s’engage à faire certifier sa chaîne de traçabilité et donc à payer tous les frais relatifs à l’enregistrement auprès d’un registraire et à l’audit de certification. Enfin, il est précisé, qu’à moins de circonstances exceptionnelles, cet audit devra être effectué au plus tard trois mois après la fin des activités de soutien à l’implantation, menées par le consultant accrédité.
Pour ce qui est des normes phytosanitaires, l’entente (voir pdf plus bas) prévoit que l’entreprise assume le coût de l’enregistrement au programme phytosanitaire de l’ACIA.
Une entente est également à signer dans le cas où il s’agit d’une demande de soutien financier pour un audit annuel externe d’une chaîne de traçabilité ou pour un audit de mise à jour du manuel de procédures pour les normes phytosanitaires (voir pdf plus bas).
Ces ententes contiennent toutes un engagement de confidentialité de la part du QWEB, en regard de toutes les informations et les données concernant l’entreprise qu’il aurait pu obtenir, directement ou indirectement, dans le cadre des travaux réalisés en vertu du présent programme.
Une telle exigence de confidentialité est aussi incluse dans un document intitulé : Déclaration relativement à l’éthique, la confidentialité et l’absence de conflits d’intérêt (voir pdf plus bas) qui fera partie intégrante de l’entente que le QWEB signera avec les consultants accrédités (voir pdf plus bas).
L’entreprise devra également confirmer dans l’entente qu’elle transforme, transige ou a accès à un volume de bois, issu de forêts certifiées en vertu de l’une ou l’autre des certifications forestières (CSA, FSC, PEFC ou SFI), ou provenant d’une chaîne de traçabilité certifiée, suffisant pour permettre de démontrer raisonnablement le bon fonctionnement de la chaîne de traçabilité.
Exceptionnellement, si une entreprise n’était pas en mesure de respecter au départ cette exigence, elle aura, à tout le moins, à démontrer, lors du pré-audit, qu’elle a fait des efforts raisonnables pour tenter d’avoir accès à du bois certifié.
L’exigence relative au bois certifié ne s’applique pas aux entreprises recherchant l’implantation d’une chaîne de traçabilité visant le respect des normes phytosanitaires de l’ACIA, en vertu du PCCPBTC ou du PCCMEB ou, encore, lorsqu’il est uniquement question de la vérification de l’origine légale des bois.
Le principal dirigeant de l’entreprise, ou son représentant, devra identifier une personne responsable qui agira en tant que répondant auprès du QWEB pour toutes les questions relatives à sa participation au programme.
L’entreprise devra aussi fournir toutes les informations, et tous les documents, permettant au QWEB de procéder au diagnostic, et au consultant accrédité, ou à l’organisme reconnu par l’ACIA, d’apporter un soutien adéquat pour l’implantation.
Elle s’engagera à fournir certaines informations relatives à ses activités commerciales, qui visent uniquement à évaluer les retombées du programme, ainsi qu’à partager avec le QWEB le rapport d’audit qu’elle obtiendra du registraire.
Enfin, l’entente identifie dans quelles circonstances il pourrait y avoir modification, résiliation ou suspension de cette dernière.
6.0 ACCRÉDITATION DES CONSULTANTS
Dans le cas de l’implantation d’une chaîne de traçabilité visant spécifiquement le respect des exigences phytosanitaires des programmes de l’ACIA, le QWEB a retenu les services d’un organisme reconnu par cette agence, soit le Conseil de l’industrie forestière du Québec (CIFQ).
Pour ce qui est de l’implantation de chaînes de traçabilité visant d’autres fins, le QWEB accrédite des consultants intéressés à fournir ce service. Pour pouvoir se qualifier, ceux-ci doivent respecter les exigences établies par le QWEB (voir pdf plus bas). Ces exigences visent à s’assurer que les personnes qui interviendront en soutien auprès des entreprises ont les compétences et l’expérience nécessaires pour le faire.
La liste des consultants accrédités est disponible sur le site Internet du QWEB. Chacun d’entre eux s’est vu assigner, par le QWEB, un numéro d’accréditation spécifique, qu’il conservera tant et aussi longtemps qu’il demeurera accrédité.
De plus, le QWEB constituera un registre des activités réalisées dans le cadre du programme. On y retrouvera le nom des entreprises ayant utilisé le programme et celui du consultant, ou de l’organisme, intervenu chez elles. Ce registre pourra être consulté sur le site Internet du QWEB.
Programme complet à télécharger
Lien vers le formulaire d'inscription en ligne(entreprise)
Entente pour les normes phytosanitaires (entreprise)
Éthique, confidentialité et absence de conflits d'intérêt (consultant)
Entente pour les normes phyosanitaires (organisme)